Założenie księgi wieczystej wymaga sporządzenia przez notariusza aktu notarialnego oraz złożenia w nim wniosku wieczystoksięgowego o utworzenie księgi wieczystej. Kluczowym załącznikiem do aktu notarialnego jest „Wypis z kartoteki lokali” wydany przez starostę oraz „Zaświadczenie o samodzielności lokalu” wydane przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.

Notariusz, po sporządzeniu aktu notarialnego, przekazuje przygotowany dokument wraz z załącznikami do Sądu Rejonowego Wydziału Ksiąg Wieczystych, właściwego dla lokalizacji nieruchomości. Odrębna własność lokalu staje się skuteczna dopiero w momencie założenia księgi wieczystej dla tego lokalu.

Czym jest wypis z kartoteki lokali i kiedy jest potrzebny?

Wypis z kartoteki lokali stanowi dokument zawierający szczegółowe informacje dotyczące samodzielnych lokali znajdujących się w obrębie jednego budynku. Należy podkreślić, że wypis ten nie zawiera danych o podmiotach, które posiadają te lokale.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości odnoszącym się do prowadzenia księgi wieczystej w systemie teleinformatycznym, informacje opisowe dotyczące lokalu ujawniane są w podrubryce 1.4.4 – dotyczącej oznaczenia lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość lub lokalu, do którego przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo.

Wypis z kartoteki lokali (lub wypis z rejestru lokali) jest dokumentem niezbędnym do oznaczenia lokalu w księdze wieczystej (lokalowej) oraz w księdze wieczystej założonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Dokument ten generowany jest na podstawie operatu ewidencyjnego prowadzonego przez starostę, zgodnie z zapisami zawartymi w Prawie geodezyjnym i kartograficznym (Art. 24).

Jakie informacje zawiera wypis z kartoteki lokali?

Wypis z kartoteki lokali zawiera w swej treści informacje opisowe – ewidencyjne o samodzielnych lokalach znajdujących się w jednym budynku. Danymi ewidencyjnymi dotyczącymi lokali są:

1. identyfikator lokalu, na który składa się numer z krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju (TERYT), na który składają się: numer województwa, powiatu, gminy, obrębu ewidencyjnego, budynku, w którym znajduje się lokal oraz numer lokalu mieszkalnego,
2. numer porządkowy lokalu w budynku;
3. rodzaj lokalu, z rozróżnieniem na lokale mieszkalne i niemieszkalne;
4. numer kondygnacji, na której znajduje się główne wejście do lokalu;
5. pole powierzchni użytkowej lokalu wyrażone w m2 z precyzją zapisu do 0,01 m;
6. pole powierzchni użytkowej pomieszczeń przynależnych do lokalu wyrażone w m2 z precyzją do 0,01 m wynikające z sumy pól pomieszczeń przynależnych;
7. wykaz pomieszczeń przynależnych do lokalu z określeniem ich parametrów:
   a) rodzaj pomieszczenia, np. strych, garaż,
   b) identyfikator budynku, jeżeli pomieszczenie przynależne znajduje się w innym budynku niż lokal,
   c) powierzchnia użytkowa pomieszczenia przynależnego;
8. oznaczenie dokumentu potwierdzającego własność, o ile lokal stanowi odrębny przedmiot własności;
9. numer księgi wieczystej, o ile lokal stanowi odrębny przedmiot własności;
10. adres lokalu, jeżeli został ustalony numer porządkowy budynku, w którym znajduje się lokal;
11. jeżeli lokal stanowi odrębny przedmiot własności, wypis z kartoteki lokali zawiera oznaczenie jednostki rejestrowej lokalu.

Wypis z rejestru lokali (wypis z kartoteki lokali) jest dokumentem, który oprócz informacji zawartych w ewidencji odpowiednich dla lokali, zawiera również:

1. nazwę organu wydającego wypis;
2. oznaczenie sprawy według obowiązującego systemu kancelaryjnego;
3. tytuł dokumentu – „Wypis z rejestru lokali”;
4. nazwę województwa, powiatu, jednostki ewidencyjnej oraz nazwę i numer obrębu ewidencyjnego;
5. numer jednostki rejestrowej, lokali;
6. datę sporządzenia dokumentu;
7. nazwisko i imię osoby, która sporządziła dokument, albo adnotacje o sporządzeniu dokumentu w sposób automatyczny;
8. w przypadku wypisu sporządzonego w postaci elektronicznej – kwalifikowany podpis elektroniczny osoby reprezentującej organ albo kwalifikowany podpis elektroniczny osoby upoważnionej przez ten organ albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną urzędu obsługującego organ;
9. w przypadku wypisu sporządzonego w postaci papierowej – podpis osoby reprezentującej organ albo osoby upoważnionej przez ten organ oraz datę złożenia podpisu.

Organ wydający dokument „Wypis z kartoteki lokali” opatruje go klauzulą o treści: „Dokument niniejszy jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”.

Kto może uzyskać wypis z kartoteki lokali?

Wypis z kartoteki lokali może uzyskać na wniosek:

• osoba, która jest właścicielem nieruchomości, osobą lub jednostką organizacyjną władającą lokalem(ami), których dotyczy wniosek;
• jest organem administracji publicznej albo podmiotem niebędącym organem administracji publicznej realizującym zdania publiczne związane z gruntami, budynkami lub lokalami, których dotyczy wniosek;
• jest operatorem sieci w rozumieniu ustawy z dnia 7 maja 2010 r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych (Dz. U. z 2019r.poz.2410, z późn. zmianami.);
• jest operatorem systemu przesyłowego, systemu dystrybucyjnego oraz systemu połączonego w rozumieniu ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. prawo energetyczne (Dz. U. z 2020r.poz. 833, z późn. zmianami);
• ma interes prawny w dostępie do danych objętych wnioskiem wynikającym z aktu prawnego (należy podać oznaczenie publikatora tego aktu oraz jednostki redakcyjnej tego aktu, jak również należy wskazać okoliczności faktyczne będące przesłankami zastosowania przepisu prawa materialnego).

Aby uzyskać wypis z kartoteki lokali, należy złożyć odpowiedni wniosek na formularzu „Wniosek o wydanie wypisu lub wyrysu z operatu ewidencyjnego”, który jest dostępny w Państwowej Ewidencji Gruntów i Budynków (EGIB).

Składając wniosek o wydanie „Wypisu z kartoteki lokali”, należy w formularzu, w sekcji „Przedmiot wniosku” oznaczonej numerem „8”, zaznaczyć kwadrat przy opcji „Wypis z kartoteki lokali”.

Źródło: Wzór wniosku o wydanie wypisu lub wyrysu z operatu ewidencyjnego – https://isap.sejm.gov.pl

Formularz powinien być wypełniony w sposób czytelny, zgodnie z instrukcjami dotyczącymi poszczególnych pól wniosku, z uwzględnieniem podania danych osobowych wnioskodawcy oraz dołączenia podpisu pod wnioskiem.

Wniosek o wydanie wypisu z kartoteki lokali można złożyć w siedzibie urzędu Państwowej Ewidencji Gruntów i Budynków, który jest właściwy dla lokalizacji danego lokalu.

Wniosek o wypis z kartoteki lokalu można złożyć na kilka sposobów, a mianowicie:

• listownie,
• osobiście w urzędzie, w którym znajduje się wydział geodezji (w zależności od gminy będzie to urząd miasta lub starostwo powiatowe),
• online za pośrednictwem Portalu Interesanta, o ile urząd daję taką możliwość, opatrując dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Ile kosztuje wypis z kartoteki lokali?

Wysokość opłat za udostępnienie materiałów pochodzących z Państwowego Zasobu Geodezyjno-Kartograficznego regulowana jest Ustawą z dnia 17 maja 1989 roku, dotyczącą Prawa geodezyjnego i kartograficznego, w Tabeli nr 11 (strona 103).

Koszt uzyskania dokumentu różni się w zależności od preferowanej formy jego otrzymania przez wnioskującego.

• za „Wypis z kartoteki budynków” albo „Wypis z kartoteki lokali” w postaci dokumentu elektronicznego należy uiścić 15 zł;
• za” Wypis z kartoteki budynków” albo „Wypis z kartoteki lokali” w postaci dokumentu drukowanego należy uiścić 20 zł.

W przypadku wysłania dokumentu na adres wskazany w zgłoszeniu, wnioskodawca poniesie dodatkową opłatę pocztową.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, organ wydający dokument z Państwowego Zasobu Geodezyjno-Kartograficznego, przed jego wydaniem, sporządza i przekazuje wnioskodawcy „Dokument obliczenia opłaty”, w którym wskazuje wysokość należnej opłaty oraz podstawę prawną dla tej czynności.

Czas oczekiwania na wydanie dokumentu

W przypadku przesłania dokumentu na adres wskazany w wniosku, wnioskodawca będzie zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z przesyłką pocztową.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, organ odpowiedzialny za wydanie dokumentu z Państwowego Zasobu Geodezyjno-Kartograficznego, przed jego wydaniem, sporządza i przedstawia wnioskodawcy „Dokument obliczenia opłaty”, w którym zawarte są informacje dotyczące wysokości opłaty do uiszczenia oraz podstawy prawnej tej czynności.

W jaki sposób można uzyskać wypis i wyrys z ewidencji gruntów i budynków?

Uzyskanie wypisu z rejestru gruntów oraz wyrysu z ewidencji gruntów i budynków jest procesem, który wymaga złożenia odpowiedniego wniosku. W celu uzyskania tych dokumentów, należy udać się do odpowiedniego urzędowego organu, który zajmuje się sprawą ewidencji gruntów i budynków. W Polsce, starosta jest odpowiedzialny za prowadzenie rejestru gruntów oraz udostępnianie danych ewidencji gruntów i budynków. Można to zrobić zarówno osobiście, jak i poprzez platformy budynków online, co znacząco ułatwia proces. Wniosek powinien zawierać wszelkie niezbędne informacje, takie jak dane identyfikacyjne wnioskodawcy oraz dane dotyczące konkretnej nieruchomości, której dotyczy żądanie.

Po złożeniu wniosku, starosta przeprowadza analizę i wydaje decyzję administracyjną w sprawie wydania wypisu z rejestru. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wypisy z operatu ewidencyjnego mogą być wydawane w formie elektronicznej, co jest zgodne z nowoczesnymi standardami pracy i technologii. Warto również zauważyć, że zgodnie z ustawą z dnia 27 marca 2003 roku o gospodarce nieruchomościami, dokumenty te mają kluczowe znaczenie dla wszelkich transakcji związanych z nieruchomościami. Uzyskanie wypisu z rejestru gruntów oraz wyrysu stanowi istotny element w procesie nabycia lub sprzedaży nieruchomości, a także w przypadku ubiegania się o kredyty hipoteczne.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 28 lipca 2020 r. w sprawie wzorów wniosków o udostępnienie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
   licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty, a także sposobu wydawania licencji.
2. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne.